Al cerrar la contabilidad, no olvide periodificar tanto los gastos anticipados como los diferidos. De esa forma, la contabilidad reflejará la imagen fiel de su empresa y declarará el resultado contable correcto.
Recordamos que una de las operaciones más habituales, las cuales se deben llevar a término en el proceso del cierre contable y fiscal, son las derivadas de las periodificaciones de ingresos y gastos.
Tal como define el Plan General de Contabilidad (PGC), según el principio de devengo "los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro".
Por tanto, al cerrar las cuentas de su empresa, no olvide realizar los ajustes contables necesarios para que se cumpla este principio.
Gastos pagados por anticipado
Estos gastos se corresponden a operaciones abonadas en el ejercicio en curso, cuando su devengo contable corresponde al siguiente ejercicio.
En primer lugar, verifique los gastos que ha pagado y contabilizado durante el año que está cerrando, pero que deben imputarse total o parcialmente al año próximo:
- Deberá ajustar dicho gasto en la contabilidad y darlo de baja contra una cuenta de gastos anticipados (cuenta 480).
- Al año siguiente, cuando el gasto se haya devengado, deberá dar de baja dicha cuenta y contabilizar -ahora sí- un gasto mayor.
Pueden ocurrir, entre otras, por el registro de las siguientes operaciones (primas de seguro; publicidad satisfecha en un ejercicio, pero con una duración a ejercicios posteriores; arrendamientos de locales pagados por anticipado; intereses devengados y no vencidos de préstamos y leasings; desembolsos o pagos importantes para asistencia a ferias, efectuadas en el ejercicio, cuya feria se celebrará en el año siguiente, entre otros,);
Gastos devengados y no pagados (gastos diferidos)
Compruebe también que aparecen contabilizados los gastos por los servicios recibidos en el año que se cierra, pero que pagará al año siguiente.
Estos gastos son los que, no teniendo constancia de su pago, deben ser imputados a este ejercicio, como pueden ser lo debidos a los gastos financieros o a las compras u otros gastos efectuados sobre los cuales todavía no se ha recibido la correspondiente factura.
En estos casos no existe una cuenta específica para contabilizarlos; bastará con que contabilice el gasto que corresponda (gasto financiero, salarios, servicios profesionales, etc.) contra la cuenta de proveedor o contra una cuenta de facturas pendientes de recibir (cuenta 4109).
Vea algunos ejemplos en los que su empresa deberá contabilizar un gasto diferido a finales de 2021:
- Pagas extras. Deberá contabilizar la parte proporcional de las pagas extras que vaya a satisfacer en 2022, pero que se hayan generado en 2021 (es decir, las pagas que los trabajadores ya tendrían derecho a cobrar si abandonaran la empresa antes del 31 de diciembre de 2021).
- Intereses. También deberá contabilizar los intereses de préstamos o aplazamientos devengados hasta el 31 de diciembre y cuya obligación de pago se haya fijado pasada esa fecha.
- Auditoría. En caso de que su empresa se audite, también puede contabilizar a final de año el gasto por este concepto. Aunque pague estos gastos en 2022, podrá contabilizarlos en 2021, ya que realmente la obligación de auditarse nace el 31 de diciembre.
